Digitaal zakendoen is de toekomst: een steeds groter aandeel van de routinematige informatie-uitwisseling tussen bedrijven en met overheden gaat niet alleen digitaal, maar ook geautomatiseerd tussen IT-systemen. Met weinig of geen menselijke tussenkomst.
Dat geldt ook voor goederenvervoer: van papieren ladingdocumenten naar digitale transacties tussen IT-systemen. Dit project richt zich op papierloos transport: Digital Shipment Data bij goederenvervoer. Het accent ligt op wegvervoer.
Papieren documenten zijn al eeuwenlang de standaard bij het professionele transport van goederen. Ze dienen als basis voor zakelijke afspraken (‘contracts’: overeenkomsten, verzekeringen, kredieten), als middel om activiteiten te coördineren (‘coordination’: afstemming in de vervoersketen), en als basis voor aangiftes aan en controles door overheden (‘compliance’: aantonen dat men voldoet aan de geldende wetgeving).
Digitaal zakendoen is echter de nieuwe standaard: geautomatiseerd met steeds minder menselijke tussenkomst, vanwege:
- Aantoonbaarheid:
- Schaarste:
- Weerbaarheid:
- Veiligheid:
- Voorkomen van ondermijning.
De stap van werken met papier naar modern digitaal zakendoen blijkt ingewikkeld te zijn. Papieren documenten simpelweg in een digitaal formaat gieten is niet afdoende. Bij zowel bedrijven als overheden moeten alle oude zekerheden en gewoontes opnieuw worden uitgevonden. Dat roept veel vragen op:
- Wat zijn de (wettelijke en zakelijke) minimumeisen aan de IT-systemen en de geautomatiseerde werkwijzen?
- Wat is een praktisch, effectief, beheersbaar en betaalbaar werkproces?
- Wat zijn de aansprakelijkheden en risico’s, en hoe weeg je die af tegen de kosten?
- Hoe kunnen juristen de risico’s van onbekende/nieuwe werkwijzen inschatten, als veel wetgeving nog is gebaseerd op de oude, papieren werkelijkheid?
Bijvoorbeeld de ‘natte handtekeningen’: Digitale transacties kunnen op een heel andere manier dezelfde of een betere bewijskracht leveren, maar dat vereist kennis van de technologie.
- De technologie ontwikkelt zich nog steeds razendsnel. Kunnen overheden en controlediensten de ontwikkelingen volgen en geven bestaande wetten daar wel de ruimte voor?
- Hoe groot is het risico dat handhavers uit onbekendheid of onzekerheid terugvallen op de zekerheid van het papieren verleden, en zo gedane investeringen teniet doen?
Eerst is de oorsprong van het papieren proces geanalyseerd. Dan blijkt dat transport een gevolg is van handel. In de leveringsvoorwaarden van een koopovereenkomst spreken verkoper en koper onder andere af wie er moet zorgen voor het vervoer van de zending.
Voor de verdeling van aansprakelijkheden tussen de opdrachtgever voor het vervoer, de vervoerder zelf en de derde partij (verzender of ontvanger van de goederen) zijn internationale verdragen (zoals het (e)CMR-verdrag) tussen landen ontwikkeld, die de aansprakelijkheden voor het vervoer harmoniseren en doorwerken in nationale wetgeving. Standaard algemene voorwaarden zijn gebaseerd op deze nationale wetgeving en dienen ter ondersteuning van commerciële afspraken. Het doel is duidelijk: standaardisatie en harmonisatie versoepelen de handel.
Tegelijkertijd hebben overheidsdiensten allerlei gegevens nodig om hun controletaken uit te kunnen voeren. Er blijken meer dan 300 wetten te zijn die betrekking hebben op wegvervoer, om een voorbeeld te noemen: dat hangt ook af van de soort lading.
De aankomende eFTI-regulering gaat dat controleproces vereenvoudigen. eFTI vervangt echter niet de verdragen met commerciële afspraken.
Het papierloos werken blijkt een groot veranderproces te zijn met veel onverwachte moeilijkheden en onvoorziene hindernissen: ingesleten patronen, gewoontes en interpretatie van wetten worden vervangen door een voor veel gebruikers ongrijpbaar digitaal proces. Dat verklaart waarom papierloos wegtransport in heel Europa procentueel nog zeer weinig voorkomt.
Het project heeft veel inzicht opgeleverd in de basis van het proces en de samenhang van wetten, voor controle en commercieel in de praktijk. Het versnellen van praktijkervaring met werkende en geaccepteerde oplossingen met een lage drempel is de beste weg naar adoptie. De BDI als afsprakenstelsel wat digitaal vertrouwen geeft, kan een versneller worden.
